E-billing in Svizzera: cos'è e se ti serve

L'e-billing (E-Rechnung) significa inviare dati di fattura strutturati e leggibili da una macchina invece di un PDF. Sta diventando sempre più rilevante man mano che gli enti pubblici svizzeri si muovono in quella direzione.

Strutturato vs. PDF

Un PDF è un'immagine di una fattura. È leggibile da una persona, ma il sistema del destinatario non può estrarre i dati senza inserimento manuale o scansione imperfetta.

Una fattura elettronica porta con sé i dati in un formato strutturato, come un XML strutturato, così il sistema del destinatario può leggere importo, riferimento e voci di riga automaticamente senza riscriverli.

La differenza è l'automazione. Una fattura strutturata fluisce direttamente nella contabilità dell'acquirente senza intervento umano, ed è per questo che i grandi acquirenti la preferiscono.

I formati ibridi come ZUGFeRD incorporano i dati strutturati dentro un PDF, dandoti un documento che è insieme leggibile da una persona e da una macchina in un solo file.

• PDF: leggibile da una persona, ma richiede inserimento manuale.
• Fattura elettronica: leggibile da una macchina, elaborata automaticamente.
• I formati ibridi come ZUGFeRD uniscono entrambi.

Gli standard in gioco

I principali formati strutturati usati in Svizzera e in Europa sono ZUGFeRD, la sua controparte internazionale Factur-X e i formati XML usati da specifici acquirenti o settori.

ZUGFeRD incorpora un payload XML in un PDF, rendendolo il passo più semplice per le piccole imprese perché il destinatario vede comunque un documento dall'aspetto normale.

Per il lavoro con il settore pubblico, il quadro di riferimento è l'iniziativa svizzera di fatturazione elettronica, che sta portando gli enti federali e cantonali a ricevere le fatture in formato elettronico.

Il modello di dati sottostante è standardizzato, così un riferimento, un importo e una ripartizione IVA significano la stessa cosa indipendentemente dal software che ha prodotto il file.

Chi ne ha bisogno oggi

La maggior parte delle PMI non ha ancora bisogno dell'e-billing, ma i fornitori del settore pubblico vengono convertiti per primi. Se fatturi enti cantonali o federali, aspettati un obbligo di e-billing prima o poi.

I grandi acquirenti aziendali richiedono sempre più fatture elettroniche ai loro fornitori per ridurre i costi di elaborazione. Potrebbe esserti chiesto di passare prima che ti venga imposto un obbligo legale.

L'obbligo dipende da chi fatturi, non dalle tue dimensioni. Una piccola impresa che fornisce il settore pubblico può essere obbligata a inviare fatture elettroniche, mentre un'impresa più grande con soli clienti privati no.

L'adozione volontaria ha comunque valore. Inviare fatture strutturate riduce l'inserimento manuale dalla parte del cliente, il che può significare approvazione più rapida e pagamento più veloce.

Prepararsi senza investire troppo

Scegli un software di fatturazione in grado di produrre dati strutturati, così sei pronto quando un cliente o un'autorità ti chiede una fattura elettronica. Adottarlo presto costa meno che reagire tardi.

Non devi ricostruire il tuo flusso di lavoro oggi. Il passo pratico è assicurarti che il tuo software conservi dati di fattura puliti e strutturati invece di limitarsi a generare un PDF.

Quando un cliente chiede un formato specifico, conferma l'esatto standard e la versione che accetta. Inviare la variante sbagliata di XML è una causa di rifiuto comune ed evitabile.

Mantieni puliti i tuoi dati fondamentali: IBAN corretti, riferimenti, IVA e indirizzi. I formati strutturati non perdonano i dati approssimativi, ed è anche per questo che riducono gli errori a valle.

• I dati strutturati, non solo un PDF generato, sono il futuro.
• I fornitori del settore pubblico saranno obbligati per primi.
• ZUGFeRD è il primo passo più semplice per le PMI.
• Dati puliti fanno funzionare qualsiasi formato di fattura elettronica.