Contabilità digitale in Svizzera: una guida pratica

La legge svizzera accetta pienamente la contabilità digitale, a condizione che le registrazioni siano complete, leggibili e riproducibili. Passare al digitale fa risparmiare tempo e riduce gli errori.

Cosa è consentito

Puoi tenere la contabilità in formato elettronico purché i dati siano accurati, leggibili in qualsiasi momento e non alterabili senza che se ne accorga. Un software di contabilità standard soddisfa questo requisito.

I requisiti chiave sono completezza, leggibilità e riproducibilità. Qualsiasi formato che ti permetta di ristampare o riprodurre il documento originale è idoneo.

Le ricevute scansionate sono legalmente valide in Svizzera. Una scansione o una foto leggibile di una ricevuta ha lo stesso valore dell'originale cartaceo.

Le modifiche devono essere tracciabili. Usa un software che registra le modifiche, così un revisore può vedere cosa è stato cambiato e quando.

• Le registrazioni elettroniche sono pienamente accettate.
• I dati devono essere leggibili e riproducibili.
• Scansioni e foto delle ricevute sono valide.
• Le modifiche devono essere rilevabili e registrate.

Diventare senza carta in pratica

Inizia digitalizzando ogni ricevuta appena la ricevi. Una routine costante fa sì che nulla vada perso tra il portafoglio e la contabilità.

Conserva tutto in un unico posto ricercabile, idealmente un software che colleghi i documenti alle operazioni che supportano. Questo trasforma il tuo archivio in uno strumento di lavoro.

Conserva i backup digitali in almeno due posizioni. Perdere un disco rigido non dovrebbe significare perdere un decennio di registrazioni contabili.

Conserva la carta originale solo dove la legge lo richiede espressamente, il che è raro. Per quasi tutto, la copia digitale è sufficiente.

• Digitalizza subito le ricevute.
• Conserva in un unico posto ricercabile.
• Tieni almeno due backup.
• Gli originali cartacei sono raramente richiesti.

Cosa ti dà la contabilità digitale

Il calcolo automatico elimina gli errori di aritmetica e velocizza ogni registrazione. Il software somma, categorizza e totalizza per te.

Registrazioni ricercabili significano poter trovare qualsiasi fattura, ricevuta o operazione in pochi secondi. Una domanda fiscale che una volta richiedeva un pomeriggio ora richiede un minuto.

Report immediati mostrano a richiesta il tuo utile, le fatture in sospeso e la posizione di cassa. Sai sempre a che punto è l'impresa.

I libri digitali sono facilissimi da condividere con un fiduciario o un consulente fiscale. Puoi concedere l'accesso in lettura o esportare i file invece di trasportare scatoloni di carta.

• Meno errori di calcolo.
• Ricercabili e accessibili all'istante.
• Report in tempo reale su richiesta.
• Facili da condividere con il tuo fiduciario.

Scegliere gli strumenti giusti

Scegli un software che gestisca le specificità svizzere invece di lottare con uno strumento generico. QR-fatture, IVA e la lingua del tuo cantone dovrebbero funzionare fin da subito.

Cerca la riconciliazione bancaria automatica e l'abbinamento dei pagamenti, che fanno risparmiare più tempo. Queste funzioni trasformano la contabilità da inserimento dati a revisione.

Assicurati che il software possa esportare i dati in un formato accettato dal tuo fiduciario. Il lock-in è un rischio reale quando cambi strumento o consulente.