Protezione dei dati per le fatture: cosa richiede la LPD svizzera

Una fattura contiene dati personali — nomi, indirizzi, a volte di più. La legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD rivista) stabilisce le regole per gestirli.

Cosa contengono le fatture

Nomi dei clienti, indirizzi, dati di contatto e informazioni di pagamento sono tutti dati personali. Sei tu responsabile di come quei dati vengono raccolti, conservati e protetti.

Una fattura contiene di norma un nome, un indirizzo, un'email e i dati di pagamento. Secondo la legge svizzera rivista sulla protezione dei dati, tutto questo rientra nei dati personali.

La definizione di dato personale è ampia: qualsiasi informazione relativa a una persona identificata o identificabile. Le tue fatture ne sono piene, ed è per questo che la legge si applica.

La responsabilità ricade su di te come titolare del trattamento. Come raccogli, conservi, proteggi e infine elimini quei dati è un tuo obbligo legale, non una gentilezza facoltativa.

• Nomi e indirizzi.
• Dati di contatto.
• Informazioni di pagamento.

I tuoi obblighi

Raccogli solo ciò che ti serve, proteggilo da accessi non autorizzati ed eliminalo quando non ti serve più — fatto salvo l'obbligo di conservazione decennale dei documenti contabili.

Il principio di minimizzazione dei dati significa che dovresti conservare solo i dati personali che la tua fatturazione richiede davvero. Campi extra significano rischio extra.

Proteggi i dati con controlli di accesso, così solo chi ne ha bisogno può vederli. Una cartella non cifrata aperta a tutti è una violazione in attesa di accadere.

L'eliminazione è richiesta una volta che i dati non servono più, ma il diritto contabile ti obbliga a conservare le fatture per 10 anni. L'obbligo di conservazione prevale sul dovere di eliminazione durante quel periodo.

• Raccogli solo il necessario.
• Proteggi dagli accessi non autorizzati.
• Elimina quando non serve più (dopo i periodi di conservazione).

Passi pratici

Usa sistemi di fatturazione e archiviazione che applicano controllo degli accessi e registrazione. Sapere chi ha consultato un documento fa parte del dimostrare che proteggi i dati.

Invia fatture e documenti di pagamento tramite canali sicuri invece di email in chiaro e non cifrate dove possibile. La cifratura o un portale clienti sicuro è la scelta predefinita più sicura.

Forma chiunque gestisca fatture sulle regole di base. La maggior parte delle violazioni della protezione dei dati sono sviste umane, non vulnerabilità tecniche.

• Usa sistemi con controllo degli accessi.
• Invia tramite canali sicuri.
• Forma chiunque gestisca fatture.

Gestisci richieste e violazioni

La LPD rivista attribuisce alle persone diritti sui propri dati e ti impone di rispondere. Sappi come reagire quando un cliente chiede informazioni sui propri dati.

Un cliente può chiedere quali dati personali conservi su di lui e richiederne la rettifica o l'eliminazione, fatti salvi i tuoi obblighi legali di conservazione. Disponi di un processo semplice per rispondere a queste richieste.

Se una violazione dei dati colpisce i dati delle fatture, la legge può imporre di segnalarla. Disponi di un piano su chi notificare e quando, invece di improvvisare durante un incidente.

Mantieni il tuo impegno sulla protezione dei dati proporzionato alle tue dimensioni. Una piccola azienda ha bisogno di abitudini chiare e di un registro dei trattamenti di base, non di un intero reparto di conformità.