Obblighi contabili in Svizzera: cosa richiede la legge

La legge svizzera richiede che ogni impresa tenga una contabilità che rifletta fedelmente la sua situazione finanziaria. L'obbligo esiste indipendentemente dalla forma giuridica.

Cosa significa tenere una contabilità regolare

Una contabilità regolare registra ogni operazione aziendale in modo completo, accurato e sistematico. Il Codice delle obbligazioni richiede che i tuoi conti riflettano in ogni momento la reale situazione finanziaria dell'impresa.

I tuoi libri contabili devono registrare tutti i ricavi e le spese, così come le attività e le passività. Devono essere tenuti in ordine cronologico ed essere comprensibili a un terzo indipendente che li legga.

La completezza conta più della perfezione. Una sola fattura mancante o una ricevuta non registrata spezza la catena delle prove e può rendere i conti inaffidabili in un controllo o in una controversia.

Il criterio è funzionale piuttosto che rigido. Finché un estraneo competente riesce a seguire i tuoi libri e a verificare le cifre, la legge è di norma soddisfatta.

• Registra tutti i ricavi e le spese.
• Traccia attività e passività.
• Tieni le registrazioni complete e sistematiche.
• Assicurati che un terzo possa capirle.

Chi è tenuto alla contabilità

L'obbligo di tenere la contabilità si applica a ogni persona giuridica iscritta nel registro di commercio. Questo include le Sagl e le SA di ogni dimensione, senza esenzioni per le piccole imprese.

Anche le ditte individuali devono tenere la contabilità se sono iscritte nel registro di commercio. Molte devono iscriversi perché il loro fatturato supera la soglia legale.

Una ditta individuale molto piccola, non iscritta e al di sotto della soglia, può tenere una contabilità semplificata, registrando solo ricavi, spese e beni. Anche in questo caso, le ricevute vanno conservate.

Nel dubbio, parti dal presupposto di dover tenere una contabilità regolare. Le conseguenze di essere trovati non conformi sono peggiori dello sforzo di mantenerla.

• Le persone giuridiche tengono sempre una contabilità completa.
• Le ditte individuali iscritte tengono la contabilità.
• Le microimprese non iscritte possono tenere una contabilità semplificata.
• Le ricevute vanno conservate in ogni caso.

Cosa significa in pratica

Per la maggior parte delle piccole imprese questo significa registrare ogni fattura emessa e ogni ricevuta ricevuta, senza lacune. Un sistema affidabile cattura i documenti nel momento in cui vengono creati o ricevuti.

Riconcilia regolarmente il conto bancario affinché la contabilità corrisponda al denaro che entra ed esce davvero. L'estratto conto è il punto di riferimento che conferma che le tue registrazioni sono corrette.

Tieni un libro mastro che raggruppi le operazioni in conti come ricavi, affitto, software e viaggi. È questa struttura a rendere utili le tue cifre al momento della dichiarazione fiscale.

Il livello di dettaglio cresce con le dimensioni dell'impresa. Un libero professionista singolo può tenere una contabilità molto più semplice di una società con dipendenti e magazzino, ma entrambe devono essere complete e accurate.

Rimanere aggiornati e conformi

La contabilità funziona meglio come abitudine settimanale piuttosto che come maratona di fine anno. Dieci minuti a settimana mantengono i conti accurati ed evitano un arretrato di ricevute non registrate.

Fissa un momento ricorrente per archiviare i nuovi documenti e riconciliare le operazioni. La costanza conta più dello strumento specifico che usi.

Conserva i libri contabili e i documenti giustificativi per almeno dieci anni, come richiesto dalla legge. L'archiviazione digitale è pienamente accettata a condizione che le registrazioni restino leggibili e inalterabili.