Contrats et conditions générales (CG) : les petits caractères qui vous protègent

La plupart des litiges de facturation trouvent leur origine dans des accords flous. Un contrat écrit et des conditions générales (CG) fixent les règles avant le début de tout travail.

Ce qu’un contrat doit couvrir

Le périmètre du travail, le prix, le calendrier, les conditions de paiement et ce qui se passe en cas de retard de paiement ou d’annulation. Plus tout cela est clair au départ, moins il y aura de surprises ensuite.

Définissez le périmètre avec suffisamment de précision pour que les deux parties sachent ce qui est inclus et ce qui est facturé en supplément. Un périmètre flou est la source de litige la plus fréquente, car un petit changement de plus peut vite s’accumuler.

Indiquez clairement le prix ou le tarif et précisez s’il est fixe ou basé sur le temps et les matériaux. Consignez aussi comment et quand les factures seront émises, et quand le paiement est réellement dû.

Couvrez aussi les scénarios difficiles : ce qui se passe si le client paie en retard, si le projet est annulé ou si les livrables sont refusés. Convenir de ces règles à l’avance coûte bien moins cher que d’en débattre après coup.

• Périmètre, prix et calendrier.
• Conditions de paiement et conséquences du retard.
• Dispositions d’annulation et de responsabilité.

Le rôle des CG

Les conditions générales couvrent les règles récurrentes — délais de paiement, frais de rappel, intérêts et résolution des litiges — qui s’appliquent à chaque mission. Référencez-les dans votre contrat ou sur vos factures.

Les CG vous évitent de réécrire les mêmes clauses dans chaque contrat. Vous les rédigez une fois et les intégrez par renvoi, de sorte que chaque nouveau client soit lié par les mêmes conditions standard.

Les clauses usuelles des CG comprennent les délais de paiement, les intérêts moratoires, les frais de rappel et le for juridique. En droit suisse, ces clauses sont exécutoires pour autant que le client ait eu une réelle possibilité de les examiner.

Gardez des conditions proportionnées et rédigées en langage clair. Les tribunaux voient d’un moins bon œil les clauses inhabituelles ou dissimulées : la transparence vous protège donc autant qu’elle protège le client.

• Délais de paiement et frais.
• Intérêts moratoires.
• For juridique et résolution des litiges.

Les rendre contraignantes

Joignez les CG à votre offre ou publiez-les sur votre site web en référençant la version exacte. Une simple ligne indiquant que nos conditions générales s’appliquent ne suffit généralement pas à elle seule.

Obtenez une confirmation écrite que le client a reçu et accepté les conditions. Une réponse par e-mail ou une offre signée qui référence les CG est la preuve la plus nette que vous puissiez conserver.

Consignez la version des CG applicable à chaque client. Les conditions évoluent, et vous devez savoir exactement ce qui était en vigueur à la signature d’un contrat donné.

• Envoyez les CG avec l’offre.
• Référencez la version exacte.
• Conservez la preuve de l’acceptation.

Les tenir à jour

Revoyez vos CG au moins une fois par an et chaque fois que la loi ou votre tarification change. Des conditions obsolètes sont pires que pas de conditions, car elles peuvent être contestées en cas de litige.

Une modification des taux de TVA, des règles de protection des données ou de vos conditions de paiement devrait déclencher une révision. Le droit et les usages commerciaux suisses évoluent, et vos conditions doivent suivre.

Lorsque vous mettez à jour vos conditions, la nouvelle version ne lie que les nouveaux contrats, sauf si les clients existants acceptent le changement. Ne partez jamais du principe que les anciens clients sont automatiquement liés par les nouvelles conditions.

Un avocat peut relire la première version à peu de frais et vous fournir un modèle que vous pourrez ensuite entretenir vous-même. Ce coût initial est minime comparé à une clause inapplicable découverte devant un tribunal.