Kleinbetragsrechnung in der Schweiz: Vereinfachte Rechnungsstellung bis 400 Franken

Nicht jeder Auftrag endet mit einer Rechnung im fünfstelligen Bereich. Ein schneller Druckauftrag, ein Ersatzteil über den Ladentisch, der Kaffee fürs Kundengespräch — Selbstständige und kleine Betriebe in der Schweiz stellen ständig kleine Beträge in Rechnung. Für diese Fälle ist das Mehrwertsteuerrecht liberaler, als viele Vorlagen glauben machen. Die Regeln zur Kleinbetragsrechnung entscheiden, wann ein einfacher Beleg genügt — und wann nicht.

Ein Beleg kann eine vollwertige Rechnung sein

Das MWSTG definiert den Begriff weit: Rechnung ist jedes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird — unabhängig von der Bezeichnung im Geschäftsverkehr (MWSTG, fedlex). Die ESTV präzisiert: Quittungen, Kassenzettel, Verträge und Gutschriften gelten als Rechnungen — Belastungsanzeigen für Kreditkartenzahlungen nicht (MWST-Info 16).

Die Pflicht entsteht auf Verlangen: Der Leistungserbringer muss dem Leistungsempfänger auf Verlangen eine Rechnung stellen, die den gesetzlichen Anforderungen genügt (Art. 26 MWSTG). Ohne Verlangen zwingt das MWSTG nicht zu einem Dokument auf Briefpapier — die Buchhaltung muss jeden Geschäftsvorfall trotzdem erfassen.

Deshalb ist eine abgestempelte Quittung über einen Adapter für 30 Franken im MWST-Sinn eine echte Rechnung. Für eine Kleinstleistung müssen Sie kein vollständiges Vorlagendokument erzeugen.

Die Bezeichnung ist egal — Beleg, Quittung, Abrechnung — die Funktion entscheidet. Was immer das Entgelt gegenüber einer Drittperson abrechnet, ist eine Rechnung.

Die 400-Franken-Regel für Kassenzettel

Die eigentliche Erleichterung steht in Art. 26 Abs. 3 MWSTG: Bei Rechnungen, die von automatisierten Kassen erstellt werden (Kassenzettel), müssen die Angaben über den Leistungsempfänger nicht aufgeführt sein, sofern das auf dem Beleg ausgewiesene Entgelt einen vom Bundesrat festzusetzenden Betrag nicht übersteigt (fedlex).

Diesen Betrag hat der Bundesrat in der MWSTV festgelegt: Kassenzettel bis 400 Franken brauchen keine Angaben zum Leistungsempfänger (Art. 57 MWSTV). Die ESTV bestätigt, dass die Grenze die Steuer einschliesst, und erstreckt sie auf Coupons von Registrierkassen (MWST-Info 16).

Alles Übrige gilt weiterhin: Der Beleg muss Sie als Leistungserbringer identifizieren, die Leistung beschreiben, Entgelt und Steuersatz ausweisen. Für Marktstände, Läden und jeden bargeldintensiven Teil des Geschäfts ist das das Alltagsformat.

Die Erleichterung ist für die Kasse gedacht — nicht als Werkzeug, um grössere Leistungen in Belege unter 400 Franken zu zerschneiden. Eine Leistung, ein Beleg: So bleiben die Bücher haltbar.

Inklusive Preise: Der Steuersatz genügt

Kleinbelege zeigen selten einen Nettobetrag plus ausgewiesene Steuer. Das müssen sie auch nicht: Schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes (Art. 26 Abs. 2 MWSTG).

Ein Kassenzettel mit «Kaffee, 12.50 Franken inkl. 8,1% MWST» erfüllt damit die Pflicht zum Steuerausweis. Die Buchhaltung Ihres Kunden rechnet die Steuer heraus — Sie müssen sie nicht drucken.

Die vollständige Rechnung trägt dagegen in der Regel Name und Registernummer des Leistungserbringers, Name und Ort des Empfängers, die Leistungsdaten, Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag (fedlex). Beim Kleinbeleg fällt die Empfängerzeile weg — der Rest bleibt.

Die ESTV empfiehlt zusätzlich, Ihre MWST-Nummer auf Maschinenbelegen zu zeigen (MWST-Info 16). Das kostet eine Zeile und erspart später Diskussionen.

Was Ihr Kunde mit dem Beleg darf

Für den Kunden ist der Beleg ein Nachweis: Eine steuerpflichtige Person kann die ihr in Rechnung gestellte, inländische Steuer als Vorsteuer abziehen (Art. 28 MWSTG).

Die Messlatte der MWSTV liegt tief: Die Steuer gilt als in Rechnung gestellt, wenn für den Empfänger erkennbar ist, dass der Leistungserbringer die Steuer von ihm verlangt hat (Art. 59 MWSTV). Ob die Steuer zu Recht verlangt wurde, muss der Kunde nicht prüfen.

Eine Grenze gilt für ausländische Kunden: Solche Belege berechtigen nicht zur Rückerstattung im Vergütungsverfahren, über das nicht registrierte ausländische Unternehmen Schweizer MWST zurückfordern (MWSTV, fedlex). Rechnen Sie diesen Kunden von Anfang an vollständig ab.

Die Faustregel: Kassenzettel für kleine Verkaufsgeschäfte an der Kasse, vollständige Rechnungen für alles, was ein Buchhalter ablegt. facturio erzeugt beides — mit allen Pflichtangaben und mit QR-Rechnung, wann immer der Betrag sie verdient.